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                                               RÈGLEMENT INTÉRIEUR du Club PORSCHE 928

Version 2020

Article 1. Préambule

Le présent règlement intérieur a pour objet de préciser et compléter les statuts de l'association, il ne saurait s'y substituer. Il a été approuvé par l’assemblée générale extraordinaire du 20/06/2020.

Le présent règlement intérieur est accepté par l'ensemble des membres lors du renouvellement de leur adhésion en ligne sur le site CMS du club Porsche 928 ainsi que par chaque nouveau membre lors de l’adhésion.


Article 2. Organisation et fonctionnement de l’association

Article 2.1. Organisation

L’association est dirigée par un bureau dont les attributions et la répartition de celles-ci entre eux sont définies de manière suivante :

1. Président : 
• Dirige l’association et la représente vis-à-vis des tiers, à ce titre le Président est investi des pouvoirs les plus étendus dans le respect des droits 
Est destinataire des documents administratifs officiels de l’association. 
• Signe les contrats au nom de l’association. 
• S’assure que l’association est titulaire des assurances destinées à couvrir tout accident dans le cadre des manifestations et des sorties, et la responsabilité civile pour les personnes agissant pour le compte de l’association. 
• Il veille au respect par l’association de la législation en toutes circonstances.

2. Vice-président (s) : 
• Il(s) seconde(nt) le Président (et partage avec lui les différentes tâches, et ce, en bonne intelligence). Le(s) Vice-président(s) a(ont) les mêmes pouvoirs que le Président.
• En cas de non disponibilité ou démission du Président, le ou le premier vice-président assure l’intérim de la fonction. 

3. Trésorier : 
• Il envoie l’appel à cotisation et s’assure que les cotisations ont été réglées en temps et en heure. 
• Il participe, en collaboration avec le secrétaire à la tenue du fichier des membres de l’association qu’il devra déclarer à la CNIL. 
• Il gère les comptes, tient la comptabilité et prépare le budget de l’association. 
• Il présente les comptes aux membres de l’association lors de l’assemblée générale annuelle. 
• Il règle les factures qui sont validées préalablement avec le Président. Il effectue les remboursements de frais avancés par les membres de l’association sur présentation des pièces justificatives originales et conformément aux règles légales relatives aux frais. 
. Il ouvre les droits sur le forum aux membres à jour de cotisation.

4. Secrétaire : 
Il participe à la rédaction de la lettre d’information et du magazine du club Porsche 928.
Il édite les cartes de membres
Il tient le listing des membres à jour en étroite collaboration avec le trésorier
Il est le contact privilégié des membres du club
Il assure la diffusion auprès des membres des actions lancées par le bureau
Il assure l’exécution matériel des tâches administratives
Il est responsable des registres et des archives.

5. Secrétaire adjoint
Il organise les réunions, 
Il convoque les membres aux AG ordinaires ou extraordinaires
•  il met en forme l’ordre du jour fixé par les organes dirigeants
.  il rédige les comptes rendus et compile les décisions du bureau
.  il tient la correspondance de l’association, les procès-verbaux des réunions, le registre spécial 
 
Article 2.2. Fonctionnement 

L’association est dirigée par le Bureau qui a, en toute circonstances, pouvoir pour agir et prendre les décisions au nom de l’association sous réserve des pouvoirs que la loi attribue expressément aux assemblées générales.
Dans ce cadre des réunions du Bureau, le Président a toute liberté pour définir les modalités pratiques des réunions qui pourront avoir lieu sous n’importe quelle forme et notamment par conférence téléphonique, par consultation écrite via message électronique, etc.

Les réunions du Bureau se tiennent aussi souvent que nécessaire.

Si un des membres du bureau ou du comité de pilotage a un comportement incorrect ou pouvant nuire au club, il pourra être démis de ses fonctions, à la majorité des membres du bureau.

En cas de conflits ou de litiges au sein du bureau, le conseil des sages pourra être saisi, à la demande de la majorité de ses membres, afin d’arbitrer la situation. A défaut de cette saisine, le problème sera exposé auprès de la Fédération des clubs Porsche en application de l’article 6.3 de ses statuts en date de février 2015.

Article 3. Comité de pilotage

il est nécessaire que cette gestion soit aussi participative que possible et pour cette raison, le Bureau décide qu’il sollicitera l’avis de différents membres, en mesure de lui fournir des avis et conseils éclairés.
Ces personnes sont celles qui ont accepté de prendre en charge les postes suivants dans le fonctionnement de la structure de l’association : 

- Webmaster
- Représentants régionaux de l’association
- Responsable piste
- Etc

Ces membres cooptés par le bureau forment avec celui-ci le Comité de pilotage de l’association. Ces membres cooptés par le bureau doivent répondre au pré requis définis dans les statuts à l’article 9, à l’exception des alinéas c et d.

Le bureau informera les membres de ces cooptations au fur et à mesure de celles-ci.


Article 4. Changement de bureau après élection

Le bureau sortant dispose de 15 jours, après l’assemblée générale qui officialise le transfert de responsabilité, pour transmettre au bureau entrant les archives, dossiers, comptes, mots de passe et tout élément nécessaire au bon fonctionnement du club. Dès connaissance des résultats des élections les premiers éléments seront transmis sous un délai de 15 jours afin de permettre au bureau entrant de prendre connaissance des dossiers en cours.
De même dès publication des résultats, le bureau entrant se verra ouvrir tous les droits d’accès aux différents éléments de gestion du club et participera, en tant qu’observateur, aux différentes réunions du bureau et du Comité de pilotage.

Article 5. Représentations Régionales

Il est mis en place plusieurs représentants pour relayer l’activité au sein des différentes régions françaises.

Le Club PORSCHE 928 se structure actuellement en 9 régions :

  • IDF
  • Nord
  • Nord-Est
  • Nord-Ouest
  • Rhône-Alpes Auvergne
  • Sud-Est
  • Sud-Ouest 
  • Belgique/Luxembourg
  • Centre

Au sein de chaque région, le Bureau pourra coopter un ou plusieurs Représentant(s) Régional (aux) en fonction notamment de l’étendue de chaque région et du nombre de membres. Il pourra également coopter un responsable outils de prêt pour les régions qui le demandent.

Les Représentants Régionaux ont notamment pour mission :
Ce sont les premiers relais locaux entre les membres et le club Porsche 928
• de stimuler les initiatives locales de proximité : sorties, ballades touristiques, participations à des concentrations de véhicules, etc...
• de transmettre localement et commenter les sujets débattus au sein du Bureau du Club PORSCHE 928.
• de faire remonter au Bureau des suggestions et des bilans d’expériences pouvant être utiles à d’autres régions ou à l’association elle-même. 
• De gérer le prêt des outils du club répartis dans chaque région, tenir à jour le fichier de prêt des outils en cas de responsable prêt d’outils dans une région, (c’est à lui que revient cette tâche).

• De respecter la charte relative aux sorties, établie par le club et notamment de ne pas organiser de sorties en même temps que les évènements nationaux majeurs du club, tels que AGO, AGE, Lurcy, rallye des clubs classic, etc.. . Seuls les grands évènements peuvent recevoir une subvention du club. 

Chaque région tiendra une réunion par an au cours de laquelle il sera passé en revue les activités régionales passées, le Responsable Régional collectera les suggestions ou requêtes à faire remonter ou à discuter avec les organes d’administration de l’association. Cette réunion pourra être tenue à la faveur d’une sortie organisée dans la région.

Article 6. Communication de l’association

Une information et une entraide des adhérents étant la clé du succès d’un groupe tel que le notre, il est indispensable que les rapports entre les différents adhérents soient facilités. Pour ce faire l’association met en place différents moyens de communication afin que chacun soit informé de l’ensemble des décisions, actions, sorties, …. et puisse y participer ou donner son avis.

Cette communication prendra les formes suivantes :

La lettre d’information :

a) Une lettre d’information, adressée électroniquement à chaque adhérent 
b) cette lettre est également publiée sur le site CMS du club.
c) Cette lettre reprend des thèmes relatifs à la Porsche 928, ainsi que des comptes-rendus de sorties ou événements marquants s’étant déroulés depuis la parution du bulletin précédent.

Le forum de discussions Internet :

a) Le forum de discussions est divisé en deux parties principales :
* le forum public, ouvert à tous,
* le forum privé réservé aux seuls membres de l’association,
* son accès est déterminé par un code personnel attribué à chaque adhérent lors de sa première inscription et du paiement de sa cotisation ou lors du renouvellement de sa cotisation annuelle.
b) Chaque forum de discussion est divisé en rubriques, chaque rubrique est gérée par un modérateur qui a tout pouvoir en matière de gestion des messages édités par les membres sur les deux forums et par les visiteurs sur la partie publique.
c) La modération se fait par email adressé à l’auteur du message considéré comme devant être modéré, avec copie au Web master et au Président.
d) Toute remarque ou contestation d’une décision prise par un modérateur du forum de discussion doit être adressée au Président qui en avisera si nécessaire le Bureau et prendra la décision qui s’impose en fonction du contexte. Cette décision sera signifiée à la personne demandeuse et à l’administrateur concerné.


La communication externe :

L’association dispose de 5 moyens de communication externe :
a) La partie publique du site CMS du club.
b) La partie publique du Forum de discussions.
c) Les relations avec les médias. 
d) les réseaux sociaux tels que facebook
e) Le bulletin de liaison annuel

Règles d’exploitation des éléments de contenus diffusés
par les supports de communication du club :

Chaque membre à jour de sa cotisation possède un droit de réserve au sujet de la diffusion des photos ou d’articles relatant des événements officiels et publics, où il est présent volontairement ou non, avec ses véhicules et/ou ses proches. Ce droit de réserve doit être exprimé dès la première inscription du membre, et à chaque renouvellement de cotisation. Si ce droit de réserve n’est pas exprimé par le membre, le bureau autorise le club à diffuser et exploiter l’image et/ou la citation de celui-ci, dans le cadre des activités de communications internes et externes, exemples : articles, citations, promotions, calendriers et parutions divers sur tous les supports existants.

Article 7. Règles RGPD appliquées aux spécificités du Club :


a) Par défaut, le Président est le DPO de l’association (Data Protection Officer) ou responsable de la protection des données. Il sera le garant de la bonne tenue et de la protection de l’ensemble des données personnelles collectées et exploitées par l’association, il veillera également à être en conformité avec les règles RGPD prescrites dans le contexte des activités de l’association.

b) Le DPO de l’association identifie et surveille les membres de l’association, susceptibles d’avoir accès aux données personnelles des membres, dont il a la responsabilité de protection. A ce titre, il aura la qualité de nommer et/ou révoquer les membres censés utiliser ces données dans le cadre des activités de l’association, membres du bureau y compris. Afin de garantir le contrôle des membres nommés, le DPO sera le seul habilité à créer, modifier et supprimer leurs paramètres techniques de connexion : nom d’utilisateur et mot de passe entre autres.

c) Afin de garantir en permanence, les moyens techniques de sécurité et de protection des données, le DPO tiendra à jour régulièrement un registre officiel, qui pourra être facilement consultable par les membres du bureau, afin d’assurer la pertinence de ces données dans la durée de leur exploitation.

d) Le DPO aura la charge d’informer régulièrement les membres de l’association, ou par défaut une fois par année d’exercice, sur la mise à jour des informations personnelles détenus par l’association.
Il aura l’obligation de faciliter les éventuelles modifications réclamées par chaque membre, sur simple demande, et ce à tout moment de l’année en exercice.

e) L’association par l’intermédiaire de son DPO, s’engage à donner accès, à modifier ou supprimer les données personnelles de chaque membre, à jour ou non de sa cotisation, sur simple demande de celui-ci, dans un délai de 1 mois.

f) L’association par l’intermédiaire de son DPO, s’engage à démontrer que les moyens techniques qu’elle a déployés, garantissent la sécurité et la préservation dans le temps des données personnelles de tous les membres, contre le piratage, l’hameçonnage ou toutes autres tentatives de détournement permettant l’exploitation frauduleuse de ces données. A ce titre, elle doit informer régulièrement les membres d’éventuelles évolutions et changements techniques impactant, l’utilisation de ces données, cette information sera mentionnée au moins une fois par exercice écoulé, dans le cadre du rapport d’activité annuel du bureau.

g) L’association par l’intermédiaire de son DPO, s’engage à déclarer dans les 48 heures aux autorités compétentes (CNIL, Police anti-cybercriminalité…), toutes tentatives de piratage, réussies, partielles ou avortées, qu’elle aurait détecté et identifié. Elle s’engage également à en informer ses membres dans les mêmes délais.

En toute hypothèse, le Bureau a toute compétence pour décider des modalités pratiques de communication envers les membres ou envers les tiers et peut décider toute action spécifique ou complémentaire à ce titre.

Article 8. Validité de la cotisation des membres

La cotisation des membres couvre l’année civile, c'est-à-dire du 1er janvier au 31 décembre. Le renouvellement de la cotisation est effectué par appel à cotisation émis par le Trésorier a une date fixée chaque année par le bureau, celle-ci ne pouvant être antérieure au 31 octobre de l’année en cours.

Particularité relative aux nouveaux membres :
Les nouveaux membres cotisant dans le dernier trimestre de l’année civile, c'est-à-dire entre le 1er octobre et le 31 décembre, verront leur cotisation étendue à l’année civile suivante.

Particularité relative aux anciens membres :
Les anciens membres ne renouvelant pas leur cotisation lors de l’appel à cotisation, verront leur cotisation étendue à la fin du premier trimestre de l’année civile suivante, c'est-à-dire jusqu’au 31 mars.
Après cette date, ils n’auront plus accès aux parties privatives du site CMS du club et du forum de discussions et ne recevront plus les informations relatives à la vie du club, telles que :
Emails d’informations,
Magazine annuel : News Club Porsche 928,
Lettres d’informations.


    Le secrétaire                                    Le Président

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