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                                     RÈGLEMENT INTÉRIEUR du Club PORSCHE 928

Préambule

Le présent règlement intérieur a pour objet de préciser et compléter les statuts de l'association, il ne saurait s'y substituer. Il a été approuvé par l’assemblée générale extraordinaire du 12 juin 2011.

Toute modification du règlement intérieur doit être décidée par le bureau et approuvée par la prochaine assemblée générale ordinaire de l’association.

Le présent règlement intérieur est remis à l'ensemble des membres ainsi qu'à chaque nouveau membre.

Fonctionnement de l’association

L’association est dirigée par un bureau composé du Président, du Vice président, du Trésorier du Secrétaire et du secrétaire adjoint dont les attributions et la répartition de celles-ci entre eux sont effectuées de manière suivante :

1. Président :

- Dirige l’association et la représente vis-à-vis des tiers, à ce titre le Président est investi des pouvoirs les plus étendus dans le respect des droits qui peuvent être attribués au bureau ou aux assemblées générales.

- Est destinataire des documents administratifs officiels de l’association.

- Signe les contrats au nom de l’association.

- S’assure que l’association est titulaire des assurances destinées à couvrir tout accident dans le cadre des manifestations et des sorties, et la responsabilité civile pour les personnes agissant pour le compte de l’association.

- Il veille au respect par l’association de la législation en toutes circonstances.

2. Vice président :

- Il seconde le Président et partage avec lui les différentes tâches, et ce, en bonne intelligence. Le Vice président a les mêmes pouvoirs que le Président.

- En cas de non disponibilité ou démission du Président, il assure l’intérim de la fonction.

3. Trésorier :

- Il envoie l’appel à cotisation et s’assure que les cotisations ont été réglées en temps et en heure.

- Il tient à jour le fichier des membres de l’association qu’il devra déclarer à la CNIL.

- Il gère les comptes, tient la comptabilité et prépare le budget de l’association.

- Il présente les comptes aux membres de l’association lors de l’assemblée générale annuelle.

- Il règle les factures qui sont validées préalablement avec le Président. Il effectue les remboursements de frais avancés par les membres de l’association sur présentation des pièces justificatives originales et conformément aux règles légales relatives aux frais.

4. Secrétaire :

- Rédaction la Newsletter trimestrielle
- Il participe au Bulletin de liaison annuel.
- Il édite les cartes de membre
- Il tient le listing des membres à jour
- Il est le contact privilégié des membres du club
- Il assure la diffusion auprès des membres des actions lancées par le bureau
- Il assure l'exécution matérielle des tâches administratives
- Il est responsable des registres er des archives

5. Le secrétaire adjoint :

Il organise les réunions
Il convoque les membres aux AG
Il convoque en outre les assemblées générales ordinaires et extraordinaires de l'association
Mise en forme de l’ordre du jour fixé par les organes dirigeants
Il rédige les comptes-rendus et compile les décisions des conseils d'administration
Il tient la correspondance de l'association, les procès-verbaux des réunions, le registre spécial.
Il est chargé des opérations de promotion des produits dérivés.

L’association est dirigée par le bureau qui a, en toute circonstances, pouvoir pour agir et prendre les décisions au nom de l’association sous réserve des pouvoirs que la loi attribue expressément aux assemblées générales.

Dans le cadre des dispositions de l’article 8 des statuts il est mis en place un Bureau de l’association destiné à gérer au quotidien l’association et permettre son fonctionnement.

L’association étant aujourd’hui en pleine renaissance, il est nécessaire que cette gestion soit aussi participative que possible et pour cette raison, le bureau décide qu’il sollicitera l’avis de différents membres, en mesure de lui fournir des avis et conseils éclairés.

Ces personnes sont celles qui ont accepté de prendre en charge les postes suivants dans le fonctionnement de la structure de l’association :

- Représentants régionaux de l’association

- Webmaster

- Responsable piste

- Etc

Les personnes auxquelles le bureau décide de faire appel pour l’assister, et désignées par lui, seront soumises pour avis aux membres de l’assemblée en marge de la réunion annuelle afin que chacun puisse en être parfaitement informé et proposer d’assurer ces fonctions pour ceux qui le souhaitent.

Dans ce cadre des réunions du Bureau, le Président a toute liberté pour définir les modalités pratiques des réunions qui pourront avoir lieu sous n’importe quelle forme et notamment par conférence téléphonique, par consultation écrite via message électronique, etc.

Les réunions du Bureau se tiennent aussi souvent que nécessaire.

Représentations Régionales

En complément des organes d’administration de l’association, il est mis en place plusieurs représentants pour relayer l’activité au sein des différentes régions françaises.

a) Le Club PORSCHE 928 se structure actuellement en 7 régions : IDF, Nord, Nord-Est, Nord-Ouest, Rhône-Alpes Auvergne, Sud-Est, Sud-Ouest .

Au sein de chaque région sera désigné par le bureau, un ou plusieurs représentant(s) Régional (aux) en fonction notamment de l’étendue de chaque région et du nombre de membres.

b) Les Représentants Régionaux ont notamment pour mission :

* de stimuler les initiatives locales de proximité : sorties, ballades touristiques, participations à des concentrations de véhicules, etc...

* de transmettre localement et commenter les sujets débattus au sein du Bureau du Club

PORSCHE 928.

c) De faire remonter au Bureau des suggestions et des bilans d’expériences pouvant être utiles à d’autres régions ou à l’association elle-même. Dans la mesure du possible, chaque région tiendra une réunion au cours de laquelle il sera passé en revue les activités régionales passées, le responsable régional collectera les suggestions ou requêtes à faire remonter ou à discuter avec les organes d’administration de l’association.

Communication de l’association

Une information et une entraide des adhérents étant la clé du succès d’un groupe tel que le notre, il est indispensable que les rapports entre les différents adhérents soient facilités. Pour ce faire l’association met en place différents moyens de communication afin que chacun soit informé de l’ensemble des décisions, actions, sorties, …. et puisse y participer ou donner son avis.

Cette communication prendra les formes suivantes :

Le bulletin de liaison :

a) Un bulletin trimestriel, il est adressé gratuitement à chaque adhérent.

b) Il est également publié sur la partie privée du site Web.

c) Ce bulletin reprend des thèmes relatifs à la Porsche 928, ainsi que des comptes-rendus de sorties ou événements marquants s’étant déroulés depuis la parution du bulletin précédent.

d) Le mode de diffusion du bulletin trimestriel peut être soit par courrier postal, soit par courrier électronique.

Le forum de discussions Internet :

a) Le forum de discussions est divisé en deux parties principales :

* le forum public, ouvert à tous,

* le forum privé réservé aux seuls membres de l’association,

* son accès est déterminé par un code personnel attribué à chaque adhérent lors de sa première inscription ou lors du renouvellement de sa cotisation annuelle.

b) Chaque forum de discussion est divisé en rubriques, chaque rubrique est gérée par un modérateur qui a tout pouvoir en matière de gestion des messages édités par les membres sur les deux forums et par les visiteurs sur la partie publique.

c) La modération se fait par email adressé à l’auteur du message considéré comme devant être modéré, avec copie au Webmaster et au Président.

d) Toute remarque ou contestation d’une décision prise par un modérateur du forum de discussion doit être adressée au Président qui en avisera si nécessaire le bureau et prendra la décision qui s’impose en fonction du contexte. Cette décision sera signifiée à la personne demandeuse et à l’administrateur concerné.

Le courrier électronique :

a) Chaque membre a une adresse électronique sans que cela soit une obligation imposée par l’association.

b) Tout membre qui souhaite ne pas être joint via son courrier électronique doit le signaler au

Président qui fera retirer son adresse email des listings de l’association.

La communication externe :

L’association dispose de trois moyens de communication externe :

a) La partie publique du site Web.

b) La partie publique du Forum de discussions.

c) Les relations avec les médias.

En toute hypothèse, le bureau a toute compétence pour décider des modalités pratiques de communication envers les membres ou envers les tiers et peut décider toute action spécifique ou complémentaire à ce titre.

FIN DU DOCUMENT

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